Üniversitede, 18-22 Aralık 2023 tarihleri arasında Türk Standartları Enstitüsü Belgelendirme Merkezi Başkanlığı tarafından Gözetim Tetkiki Planlanması üzerine Kalite Yönetim Temsilcimiz ve Rektör Yardımcımız Prof. Dr. Mehmet Başalan’ın Başkanlığında, geri bildirim ve değerlendirme toplantısı yapıldı. Merkezi Derslikler ’de gerçekleşen toplantıya, iç tetkikte görevli akademik ve idari personelimiz katıldı.
Toplantıda açıklamalarda ve değerlendirmelerde bulunan Rektör Yardımcımız Prof. Dr. Mehmet Başalan, “Malumunuz iki hafta önce hepinizin büyük öz veriyle katıldığı bir iç tetkik programını tamamlamış olduk. Bu programlar, bizlerin akran değerlendirmesi dediğimiz tecrübe paylaşımı, kendi kendimizi kontrol ettiğimiz bir sistem diye düşünüyorum. Sizler, iç tetkikten önce kalite eğitimlerinin dört aşamasını almıştınız. Bu almış olduğunuz eğitimleri bir nevi uygulama fırsatı da bulmuş oldunuz. Biz, geçen iç tetkiklerden farklı olarak bu sene birazcık daha grupları zenginleştirme yoluna gittik. Üçer kişilik gruplar oluşturduk. Buradaki amacımız hem iç tetkik yapılan birimlerimizi bilgilendirmek hem de kendi içimizde birbirimizi bilgilendirmek şeklindeydi. Ben de iki tane birimi temsilen arkadaşlarımızın ziyaretlerine ev sahipliği yaptım. Hem yönetim temsilcisi olarak bir grup arkadaşımız tarafından ziyaret edildik hem de İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dekanlığını ziyaret eden arkadaşlarımız tarafından incelendik. Şu an bütün arkadaşlarımıza öncelikle teşekkür ediyorum. Sizlerin zamanlamasına uygun olarak biraz esnek bir program yapıyoruz. Gittiğimiz birimlerde de bana ulaşan bilgiler kapsamında, genelde tüm birimlerimizde bir farkındalık oluştuğu ve bu birimlerin kalite yönetim sistemini özümsediklerini gördük. Prosedürleri, prosesleri, talimatları, görev tanımlarını ve kalite yönetim sisteminin gerektirdiği rutin işlemleri, bir süreç planlamasını ve bunun uygulamalarını, izlenmesini, takibini, kontrol edilmesini ve geri dönüşler alınarak önlem alınmasını, tedbir alınmasını sizler arkadaşlarımız yürütüyorsunuz. Zaman zaman kalite birimimizden bana da bilgiler, evraklar geliyor, iyileştirme önerileri geliyor.
Bu bir süreç. Sürekli iyileştirilen, sürekli üzerinde çalışılan bir süreç olduğunu hepimiz biliyoruz. Tabii 9001 Kalite Yönetim Sistemi dışında 10002 Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemini de sizler tetkik ediyorsunuz. Buna ilave olarak, biz önümüzdeki günlerde 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemini de başlatmak istiyoruz. Önümüzdeki hafta işin dış tetkik kısmı başlıyor. 18-19 Aralık tarihlerinde sizlerin bulunduğu birimlerde bu sefer Türk Standartları Enstitüsünün iki uzmanının, iki tetkikçisinin gelip bizim bu yaptığımızı bir dış gözle tekrar yapılmasını sağlayacaklar.
Orada da sizin hem eğitimde hem de bu iç tetkik sürecinde kendinizin kazanmış olduğu tecrübeleri hem de birimlere aktarmış olduğunuz kazanılmış tecrübeleri paylaşacağınızı ümit ediyorum. İnşallah sağlıklı bir süreç işler ve tetkik sürecimiz başarıyla tamamlanır. Mutlaka uygunsuzluklar, minör-majör uygunsuzluklar olabilir bu işin doğası gereği; iş yapıyorsanız hatalar, yanlışlar da olacaktır. Bizim amacımız bunu en aza indirmek veya sıfıra indirmek ama bazen sıfıra indirmek mümkün olmuyor bu yüzden en az olsun istiyoruz. Sizden ricamız bu birimlerde süreçleri yönetirken, takip ederken mümkün olduğunca farkında olmayan personelimize veya birim yetkililerimize yardımcı olmanızı bekliyor ve temenni ediyoruz” şeklinde konuştu.
Rektör Yardımcımız Prof. Dr. Mehmet Başalan, konuşmasının ardından tetkikte görev alan akademik ve idari personelden, iç tetkikte yaşadıkları tecrübeleri ve iyi uygulama örneklerini paylaşmalarını istedi.
